Z pewnością każdy był co najmniej raz w swoim życiu na wystawie sztuki. Chodząc po galerii czy innej przestrzeni wystawienniczej mało kto zastanawia się jednak, jak to się stało, że te konkretne dzieła znalazły się w tym właśnie miejscu. A prawda jest taka, że zorganizowanie wystawy, która okaże się sukcesem, wcale nie jest tak prostą sprawa, jak mogłoby się wydawać. Trzeba bowiem zatroszczyć się o kilka niezwykle ważnych kwestii, by wszystko odbyło się bez problemów. Jak więc przebiega proces organizacji i o czym należy pamiętać, chcąc zorganizować wystawę samemu?
Krok pierwszy, czyli odpowiednie miejsce
W przypadku wyboru miejsca wystawy, wszystko zależy od tego, kto ją organizuje. Jeśli bowiem jest to osoba prywatna, która nie dysponuje własną przestrzenią wystawienniczą, musi zadbać o znalezienie odpowiedniego miejsca sama. Jeśli natomiast wystawę organizuje galeria sztuki, z reguły dysponuje ona własną przestrzenią przeznaczoną na wystawy. Jest tak chociażby w przypadku Pięknej Gallery w Warszawie, w której cyklicznie odbywają się interesujące wydarzenia. Przestrzeń wystawiennicza jest tu duża i można ciekawie ją wykorzystać, co pracownicy Pięknej Gallery robią chętnie, organizując różnorodne tematycznie wystawy. To miejsce zlokalizowane jest w centrum miasta, co dodatkowo podnosi atrakcyjność wydarzeń.
Przygotowanie dzieł
Niezależnie od tego, jak atrakcyjna wizualnie będzie przestrzeń wystawiennicza, najważniejszą częścią każdej wystawy są dzieła sztuki. Najpierw pojawia się pomysł na temat wystawy, następnie przychodzi pora na poszukiwanie dzieł spełniających dane kryteria. Często należy wypożyczyć je z innych galerii lub bezpośrednio od właścicieli. W każdym przypadku ważne jest odpowiednie zabezpieczenie obrazów czy grafik na czas transportu, tak, by dotarły na miejsce w idealnym stanie. Jeśli przedmiotem wystawy są fotografie, należy zadbać, by zostały wydrukowane w odpowiednio wysokiej jakości.
Aranżacja przestrzeni
Miejsce jest wybrane, dzieła przewiezione, pozostało więc zadbać jeszcze o aranżację wnętrza, by odpowiadała tematowi wystawy i zachwycała odwiedzających. Należy zadbać o odpowiednią ekspozycję obrazów i ustawienie ich tak, by tworzyły spójną całość, a odwiedzający wystawę mieli do nich swobodny dostęp. Ważna jest również atmosfera panująca w pomieszczeniu, w którym odbywa się wystawa. Chodzi tu głównie o dobranie odpowiedniego oświetlenia, najlepiej delikatnie rozproszonego, a także muzyki wprowadzającej spokojny klimat, idealny do zwiedzania i oglądania dzieł.
Promocja wydarzenia
Ostatni krok to promocja wystawy, co jest ważne, by osiągnąć wysoką frekwencję. Z reguły wystawę otwiera wernisaż, na który bywają zapraszani przedstawiciele świata sztuki – stają się oni niejako ambasadorami wydarzenia, co wpływa pozytywnie na wypromowanie go. Idealnie, gdy w wernisażu uczestniczy również przedstawiciel mediów, ponieważ notka prasowa z pewnością poniesie wieść do zainteresowanych osób.
By zachęcić do odwiedzenia wystawy, często organizatorzy tworzą plakaty informacyjne, które wywieszane są w rożnych częściach miasta. Nie da się także ukryć, że coraz większą rolę w promowaniu wydarzeń kulturalnych odgrywają nowe media, przede wszystkim internet. Jednak metody promocji, jakie zostaną wybrane w danym przypadku, zależą od charakteru konkretnej wystawy.